5 señales de que estás gastando de más en tu gestión de activos de TI
La mayoría de las empresas no descubren que están gastando de más en la gestión de activos de TI hasta que realizan una auditoría adecuada. Para entonces, el desperdicio se ha acumulado durante meses o incluso años.
Según Gartner, las empresas gastan en promedio un 30% más en activos de TI debido a un seguimiento deficiente, suscripciones inactivas y fallas en la recuperación de dispositivos. La buena noticia: estas señales de alerta se pueden identificar y corregir.
Estas son cinco señales de que tu proceso de gestión de activos de TI está costando más de lo que debería.
1. Estás pagando por equipos que nadie usa
1. Estás pagando por equipos que nadie usa
Los activos “fantasma” son dispositivos que siguen figurando en tu inventario, pero ya no están en uso. Pertenecen a empleados que se desvincularon, cambiaron de rol o nunca activaron su equipo.
Las estimaciones del sector indican que los activos fantasma representan entre un 15% y 20% del inventario promedio de TI de una empresa. Cada uno implica un costo completo de reemplazo cuando se incorpora una nueva persona.
Señales de que esto está ocurriendo:
Se solicitan nuevos equipos mientras dispositivos devueltos permanecen sin asignar en almacenamiento
No existen alertas automáticas cuando un equipo queda inactivo durante 30 días o más
El seguimiento de activos depende de hojas de cálculo o controles manuales
Qué hacer:
Implementar seguimiento de activos en tiempo real con alertas automáticas de estado
Vincular los procesos de offboarding con el sistema de RR. HH. para que la recuperación del equipo se active el mismo día de la salida
Auditar el registro de activos al menos una vez por trimestre
2. Tus costos de suscripción no coinciden con tu plantilla
2. Tus costos de suscripción no coinciden con tu plantilla
Muchas plataformas de gestión de activos de TI cobran una tarifa mensual fija por usuario, aunque el dispositivo no esté activo. En equipos con contratación estacional o con muchos contratistas, esto genera costos innecesarios de forma constante.
Estudios muestran que las empresas con modelos por usuario pueden pagar entre un 18 y un 22% de más en períodos de baja contratación. Si además se suman cargos por almacenamiento, recuperación y borrado de datos, la brecha se amplía aún más.
Señales de que esto está ocurriendo:
Pagas la misma tarifa en un trimestre lento que en un período de alto onboarding
Tu contrato te fija una cantidad mínima de usuarios, sin importar el uso real
Dejaste de controlar los costos adicionales porque hay demasiados cargos facturados
Qué hacer:
Calcula el costo real por dispositivo durante 12 meses, incluyendo todos los cargos adicionales
Compara modelos de pago por uso que escalen según los dispositivos activos
Evita contratos con mínimos por usuario o cláusulas de exclusividad
3. Reemplazas dispositivos en lugar de reutilizarlos
3. Reemplazas dispositivos en lugar de reutilizarlos
La vida útil promedio de una laptop es de 4 a 5 años. Sin embargo, muchas empresas las reemplazan cada 2 a 3 años sin un proceso estructurado de reutilización o reacondicionamiento.
Un programa bien gestionado de reutilización de dispositivos puede reducir los costos de adquisición hasta en un 35%. La mayoría de las empresas no capturan ese ahorro porque los equipos devueltos quedan almacenados sin un flujo claro de reasignación.
Señales de que esto está ocurriendo:
El equipo de compras solicita dispositivos nuevos por defecto sin revisar el inventario disponible
Las laptops devueltas se acumulan porque no existe un proceso certificado de borrado de datos
No hay una política que defina cuándo un dispositivo puede reasignarse y cuándo debe retirarse
Qué hacer:
Establecer una política de reutilización con ciclos de renovación definidos (ej. reasignar equipos con menos de 3 años)
Exigir borrado de datos certificado y conforme a ISO 27001 en cada offboarding
Llevar un seguimiento centralizado de antigüedad y estado de los dispositivos para que la reasignación sea la primera opción, no la última
4. El offboarding tarda demasiado y los dispositivos se pierden
4. El offboarding tarda demasiado y los dispositivos se pierden
La recuperación fallida de equipos es uno de los costos más subestimados en la gestión de activos de TI. La tasa promedio de recuperación en la industria va entre 70% y 75%. Cada dispositivo no recuperado implica un costo de reemplazo completo.
El costo total promedio de una laptop perdida o no recuperada, incluyendo reemplazo de hardware y riesgo de exposición de datos, va entre USD 1.800 y USD 2.500 por dispositivo. En un equipo de 100 personas con rotación habitual, ese impacto se acumula rápidamente.
Señales de que esto está ocurriendo:
La recuperación del dispositivo se activa manualmente, días o semanas después del último día del empleado
No hay visibilidad sobre la ubicación del equipo una vez que sale de manos del colaborador
Las tasas de recuperación en mercados de América Latina son especialmente bajas por brechas logísticas
Qué hacer:
Automatizar los flujos de offboarding conectados a tu sistema de RR. HH.
Trabajar con un proveedor que tenga logística de última milla propia en tus mercados clave, no solo transportistas externos
Establecer un plazo máximo de recuperación (10 días hábiles es un buen punto de referencia) como SLA contractual obligatorio
5. Tu equipo de TI dedica demasiado tiempo a tareas manuales
5. Tu equipo de TI dedica demasiado tiempo a tareas manuales
El hardware y las suscripciones son los costos visibles en la gestión de activos de TI. El costo oculto es el tiempo: las horas que tu equipo de TI y operaciones invierte en correos de compra, seguimiento de envíos, trámites aduaneros y actualización de hojas de cálculo.
Según Forrester, los equipos de TI destinan en promedio 30% de su tiempo al seguimiento manual de activos y a la coordinación logística. Automatizar estos procesos puede reducir el tiempo administrativo entre un 40% y 60%.
Señales de que esto está ocurriendo:
El estado de los dispositivos requiere consultas manuales con empleados o transportistas
El onboarding de una persona en un nuevo país implica días de coordinación y múltiples intercambios
No existe un único panel que concentre compra, seguimiento y recuperación en un mismo lugar
Qué hacer:
Centralizar todas las etapas del ciclo de vida de los dispositivos en una sola plataforma
Elegir un proveedor que gestione aduanas, cumplimiento normativo local y logística de última milla
Medir las horas que TI dedica a la logística de dispositivos antes y después del cambio para cuantificar el ahorro
El resultado final
El resultado final
El gasto excesivo en la gestión de activos de TI rara vez proviene de un solo costo. Es la acumulación de activos fantasma, suscripciones inactivas, reemplazos prematuros, recuperaciones fallidas y tiempo operativo oculto. Las empresas que auditan y reestructuran su proceso de gestión de activos de TI logran ahorrar en promedio entre un 25% y un 40% durante el primer año.
Si dos o más de estas señales se aplican a tu proceso actual, el siguiente paso es realizar una auditoría de costos.
Tecspal ofrece una auditoría gratuita de costos en gestión de activos de TI para empresas que operan en América Latina. Contáctanos para descubrir en qué se está yendo tu presupuesto y qué puedes recuperar.
¿Cuál es el costo promedio de una laptop perdida para una empresa?
El costo total va entre USD 1.800 y USD 2.500 por dispositivo, incluyendo el reemplazo del hardware y el riesgo de exposición de datos.
¿Con qué frecuencia deberían las empresas auditar sus activos de TI?
Como mínimo, una vez por trimestre. Las empresas con alta rotación o con muchos contratistas deberían auditar mensualmente.
¿Qué es un activo fantasma en la gestión de activos de TI?
Un activo fantasma es un dispositivo que aún figura en el registro de activos de la empresa, pero ya no está en uso. Puede pertenecer a un ex empleado, estar guardado sin haber sido reasignado o no haber sido activado nunca.
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