En un entorno empresarial global cada vez más competitivo y frenético, las empresas deben atraer a los mejores candidatos se encuentren donde se encuentren. Es por ello que, según un estudio reciente de Upwork, el 57% de las compañías apuesta al trabajo remoto y tiene previsto contratar más trabajadores en esta modalidad en 2024.

Por su parte, Forbes señala que en la actualidad alrededor del 16% de las empresas ya operan totalmente a distancia, es decir, sin una oficina física.

Estos datos están en línea con las preferencias de los trabajadores, quienes en una abrumadora mayoría eligen la flexibilidad, la autonomía y el equilibrio entre la vida personal y laboral que ofrece el trabajo remoto. 

Ahora bien, ¿cómo impulsar la productividad y la colaboración en el trabajo remoto? Sin dudas, con el mejor equipamiento y las últimas tecnologías.

8 herramientas indispensables para el trabajo remoto

La organización se vuelve crucial al trabajar de forma remota, siendo un requisito esencial tanto para la gestión de proyectos individuales como para el trabajo en equipo. Además, la comunicación y colaboración efectiva con el equipo de trabajo se convierten en aspectos fundamentales. Con el fin de mantener la productividad, realizar un seguimiento preciso del progreso de las tareas asignadas y fomentar una colaboración fluida, es clave utilizar las herramientas tecnológicas adecuadas. 

¿Cuáles son las plataformas digitales que deben proporcionarse a los colaboradores remotos para impulsar su productividad?

Plataformas de comunicación y colaboración

La comunicación eficaz es uno de los pilares más importantes del trabajo remoto. Los colaboradores necesitan estar conectados permanentemente entre sí para que las tareas y los proyectos que llevan a cabo den buenos resultados.

Aunque algunos aún se comunican por correo electrónico, este canal no es suficiente para lograr interacciones fluidas. 

Por eso, es importante que los trabajadores remotos cuenten con plataformas como Slack o Teams en las cuales puedan no solamente chatear, sino también compartir documentos, notas de audio e imágenes y crear tableros colaborativos.

Establecer buenas prácticas en el uso de estas plataformas es esencial para garantizar su eficacia. Se recomienda definir canales específicos para distintos temas y tiempos de respuesta esperados. 

Herramientas para hacer videoconferencias

Las videollamadas acercan a las personas, brindando la posibilidad de ver y escuchar a compañeros y jefes como si estuvieran en la misma habitación, aunque se encuentren a kilómetros de distancia. Mantener una comunicación cara a cara para definir el camino que tomarán las iniciativas o explicar cuestiones claves de negocio, es en ocasiones mucho más eficiente que enviar cientos de mensajes e intercambiar documentos. 

Aplicaciones como Zoom, Temas o Google Meet son elementos centrales para una comunicación eficaz en entornos remotos.

Soluciones de almacenamiento cloud

Cuando se trabaja de manera remota, es crucial disponer de un almacenamiento seguro y accesible para todos los documentos y archivos de la organización

Las soluciones de storage basadas en la nube como, por ejemplo, Google Drive, OneDrive y Dropbox brindan una plataforma centralizada para almacenar, compartir y colaborar en archivos desde diferentes dispositivos, en cualquier momento y lugar.

Al garantizar el acceso conjunto a documentos, eliminan la necesidad de mandar archivos por correo electrónico y permiten que los usuarios trabajen sobre ellos simultáneamente y en tiempo real.

¿Te preocupa la integridad de la información? Las plataformas de storage cloud presentan funciones de seguridad y backup avanzadas, por lo que la protección de los datos deja de ser un problema.

Software de gestión de proyectos

Plataformas de gestión de proyectos, como Monday, Asana, Jira o Trello, son aliadas fundamentales a la hora de organizar los flujos de trabajo, asignar tareas, hacer aclaraciones sobre las distintas actividades, establecer plazos y hacer seguimientos sobre el progreso de cada acción.

Además de tener un diseño visual intuitivo y claro que facilita las interacciones entre usuarios, muchas de ellas se pueden integrar con otras herramientas de trabajo remoto (como soluciones de comunicación o almacenamiento), lo que agiliza aún más los procesos.

Herramientas de gestión del tiempo

Ser productivo y mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y la vida personal puede convertirse en un gran desafío para quienes trabajan de manera remota.

La utilización de plataformas de gestión de tiempo brindan la posibilidad de registrar cuántos minutos u horas se destinan a cada tarea, proporcionando información valiosa sobre los hábitos de trabajo y la eficiencia.

Al mismo tiempo, estas soluciones permiten conciliar las actividades profesionales con las personales, ayudando a establecer límites. Recuerda que si un teletrabajador permanece conectado y trabaja durante más tiempo del que realmente le solicita, es probable que, más temprano que tarde, sufra de burn out.

Virtual private network (VPN) y soluciones de seguridad

La seguridad es una de las principales preocupaciones de las organizaciones. Para mitigar los riesgos y proteger la información, es conveniente utilizar una Red Privada Virtual (VPN) que encripta los datos y garantiza la privacidad si se debe acceder a un server específico a través de internet.

Por otro lado, los firewalls también cumplen un papel relevante, dado que controlan el tráfico de la red, verificando que se cumplan las reglas de seguridad correspondientes.

Vale aclarar que para que una política de ciberseguridad sea efectiva, es imprescindible formar a los colaboradores sobre las mejores prácticas de seguridad, explicándoles cuáles son los riesgos a los que están expuestos y cómo pueden mitigarlos.

Herramientas de automatización

¿Por qué perder tiempo y esforzarse para realizar una tarea que puede ser automatizada?

Los instrumentos de automatización sistematizan los flujos de trabajo, eliminando tareas repetitivas que, además de ser poco motivantes y cansadoras, le restan tiempo a los empleados para dedicarse a funciones estratégicas.

Estas soluciones brindan la posibilidad automatizar acciones diversas como entrada de datos (nombres, fechas, horas, etc.), redacción de textos, corrección de errores, entre otras cuestiones.

Es más, algunas también automatizan la comunicación entre aplicaciones, lo que hace que los colaboradores no tengan que mover información de una plataforma a otra de manera manual.

Buena conectividad

Contar con una conexión a internet sólida y confiable es indispensable para garantizar la productividad y la eficiencia laboral. 

Una buena conectividad  no solo facilita la comunicación y colaboración fluida entre equipos dispersos geográficamente, sino que también permite el acceso rápido y seguro a recursos en línea.

Starlink, la iniciativa de SpaceX, ha emergido como un actor destacado en este escenario, avanzando fuertemente en América Latina. Su propuesta de ofrecer acceso a internet de alta velocidad a través de satélites en órbita baja promete transformar la conectividad en regiones donde la infraestructura tradicional hoy puede ser limitada. 

Contar con un proveedor de hardware para trabajadores remotos, una parte fundamental de la estrategia

Estas herramientas son fundamentales para potenciar la productividad y la colaboración de los empleados remotos, pero, fundamentalmente, para construir una fuerte cultura organizacional, que les brinde la confianza necesaria para poder hacer su trabajo de la mejor manera. Sin embargo, para que estas aplicaciones funcionen correctamente, es necesario contar con el hardware adecuado.

Así como son distintas las plataformas sugeridas en función del uso y tareas de cada trabajador remoto, tampoco existe un hardware único e ideal para trabajadores remotos. Cada colaborador precisará un conjunto de elementos diferentes en función de su rol.

Por ejemplo, un desarrollador necesitará un equipo con 16 GB de memoria RAM y un disco de 512 MB como mínimo para realizar sus actividades correctamente, mientras que un agente comercial podrá desempeñarse con éxito trabajando con una computadora liviana que tenga 8 GB de RAM.

Contar con un proveedor de hardware para trabajadores remotos que pueda proveer equipos según las necesidades de cada colaborador, hace parte fundamental de la estrategia de las empresas que adoptan esta modalidad de trabajo. 

Poder monitorear desde una única plataforma el hardware entregado sea en Latinoamérica, América del Norte, Europa, Asia-Pacífico o África simplifica y agiliza sustancialmente la gestión del equipamiento. 

En TecsPal, nos encargamos de proporcionar a tus equipos remotos todo el hardware y equipamiento que necesitan y también de recuperarlo o repararlo en caso de ser necesario. Deja de preocuparte por procesos de compra extensos y entregas que insumen demasiado tiempo y presentan una logística compleja. Con nosotros, contratar a distancia es mucho más fácil. Hablemos.