5 erros que as empresas cometem com resíduos eletrônicos

A empresa média aposenta milhares de dispositivos todos os anos. Notebooks chegam ao fim do ciclo de renovação. Servidores são substituídos. Celulares são trocados por modelos novos. E, em algum ponto desse processo, algo dá errado.

A gestão de lixo eletrônico parece simples até deixar de ser. Os erros que as empresas cometem geralmente não são falhas dramáticas — são descuidos silenciosos que se acumulam até se tornarem lacunas de conformidade, riscos de exposição de dados e oportunidades perdidas de recuperação de custos.

Estes são os cinco erros de gestão de lixo eletrônico mais comuns que observamos, por que eles acontecem e o que você pode fazer hoje para corrigi-los.

Este é o erro mais comum e mais perigoso cometido pelas empresas na gestão de lixo eletrônico. O dispositivo é enviado a uma recicladora, e a equipe de TI presume que os dados serão destruídos junto com ele. Na realidade, muitas recicladoras não realizam a destruição certificada de dados, a menos que isso esteja explicitamente previsto em contrato.

Dispositivos recondicionados para revenda no mercado secundário já foram recuperados com dados intactos. Registros de saúde, informações financeiras e credenciais de funcionários — tudo descoberto em hardware que havia sido "reciclado".

Sempre exija uma etapa separada de destruição de dados antes que qualquer hardware saia do seu controle. Solicite um processo documentado que especifique o método utilizado (sobrescrita, desmagnetização ou fragmentação) e garanta que ele atenda ao padrão de conformidade NIST SP 800-88, para a maioria das organizações dos EUA, ou a normas internacionais equivalentes.

Para detalhes completos sobre o que essa documentação deve incluir, consulte o guia da Tecspal: Certificado de Destruição: Descarte de TI Seguro e Responsável

O hardware de TI se desvaloriza rapidamente, mais rápido do que a maioria das equipes financeiras leva em conta. Quanto mais tempo um dispositivo fica sem uso em um armário, menor é o seu valor no mercado de segunda mão. Um MacBook Pro que valia US$ 800 no segundo ano pode render menos de US$ 200 no quarto ano, dependendo do modelo e do estado de conservação.

Além da perda de valor, dispositivos obsoletos geram riscos de TI paralela. Os funcionários podem reativar máquinas antigas, usá-las sem supervisão da TI e, inadvertidamente, expor dados da empresa ou criar terminais não gerenciados.

Incorpore um cronograma de renovação de hardware ao seu processo de gestão de ativos de TI. Acompanhe a idade dos dispositivos, a cobertura restante da garantia e o valor de revenda projetado para cada ativo em seu inventário. Configure alertas automáticos quando os dispositivos se aproximarem da idade ideal para a aposentadoria, para que você possa agir antes que o valor se deteriore.

Um ciclo de renovação proativo também permite que você faça um orçamento mais preciso para o hardware, preveja os rendimentos da recompra como compensação de custos e evite a correria quando um dispositivo falhar inesperadamente.

Quando um dispositivo é aposentado e entregue a um fornecedor ou membro da equipe de TI para descarte, o que acontece depois geralmente não é documentado. Você sabe que o dispositivo saiu da empresa. Você não sabe para onde foi, quem o manuseou, ou se os dados foram de fato destruídos.

Isso é uma falha na cadeia de custódia e representa um risco sério. GDPR, HIPAA, PCI-DSS e a maioria das estruturas de governança de dados corporativas exigem que as organizações demonstrem, com documentação, que os dispositivos aposentados foram tratados adequadamente desde a coleta até a destinação final.

Implemente um processo de cadeia de custódia para todos os descartes de dispositivos. Isso significa rastrear cada dispositivo por número de série desde o momento em que é sinalizado para aposentadoria até sua destruição final ou revenda. Seu fornecedor de ITAD deve fornecer Certificados de Destruição detalhados que listem cada dispositivo individualmente, não resumos em lote.

Mantenha esses registros por no mínimo três a cinco anos, ou conforme exigido pela estrutura de conformidade aplicável.

Nem todas as recicladoras são iguais. Algumas operam sem certificações ambientais, processam lixo eletrônico de formas que liberam materiais tóxicos (chumbo, cádmio, mercúrio) no meio ambiente local, ou enviam dispositivos para países em desenvolvimento onde o processamento informal cria riscos à saúde e segurança.

Usar uma recicladora sem certificação não coloca apenas comunidades em risco, também pode colocar sua organização em risco legal, especialmente em regiões com leis rígidas de responsabilidade do produtor para eletrônicos.

O serviço de reciclagem de lixo eletrônico da Tecspal inclui reciclagem certificada em mais de 160 países, com certificação opcional de destruição para cada ativo processado.

Muitas organizações lidam com lixo eletrônico de forma improvisada — sem processo definido, sem responsabilidade atribuída, sem fornecedor padrão. Quando um dispositivo precisa sair de uso, quem estiver de plantão naquela semana resolve como puder. Isso resulta em destruição de dados inconsistente, requisitos de conformidade não atendidos, oportunidades perdidas de recuperação de custos e ausência de trilha de auditoria.

O descarte de lixo eletrônico é uma das lacunas de governança de TI de maior risco porque é invisível. Ninguém está rastreando o que deu errado porque ninguém estava rastreando o que deveria acontecer.

Construa uma política formal de fim de vida útil de ativos de TI que abranja o seguinte:

Revise e atualize a política anualmente. À medida que seu parque de hardware cresce — especialmente para equipes distribuídas globalmente — abordagens improvisadas se tornam exponencialmente mais arriscadas.

Se você não tem certeza de quais regulamentações se aplicam à sua organização, estas são as estruturas mais comuns que regem o descarte de lixo eletrônico e dados para empresas:

Erros de lixo eletrônico raramente são intencionais — acontecem porque as organizações não têm a política certa, o fornecedor certo ou a informação certa. A boa notícia é que cada um desses erros pode ser corrigido com um processo claro e o parceiro certo.

Um programa de fim de vida útil de ativos de TI bem administrado protege seus dados, atende seus requisitos de conformidade, reduz seu impacto ambiental e ainda pode gerar receita por meio da revenda responsável de hardware.

A Tecspal cuida de todo o ciclo de vida do hardware de TI, do onboarding ao offboarding, passando pela recompra e reciclagem, em mais de 160 países. Entre em contato para ver como podemos otimizar seu processo de lixo eletrônico.