A maioria das empresas não descobre que está gastando demais com o gerenciamento de ativos de TI até realizar uma auditoria adequada. Nessa altura, o desperdício já vem se acumulando há meses ou anos.
De acordo com a Gartner, as empresas gastam em média 30% a mais em ativos de TI devido ao rastreamento deficiente, assinaturas ociosas e recuperação de dispositivos com falha. A boa notícia: os sinais de alerta são identificáveis e corrigíveis.
Aqui estão cinco sinais de que seu processo de ITAM está custando mais do que deveria.
1. Você está pagando por dispositivos que ninguém está usando
Ativos fantasmas são dispositivos que ainda aparecem em seus livros, mas não estão mais em uso ativo. Eles pertencem a funcionários que saíram, foram transferidos ou nunca ativaram seus equipamentos.
Estimativas do setor colocam os ativos fantasmas em 15 a 20% do inventário médio de TI de uma empresa. Cada um representa um custo total de substituição na próxima vez que um novo funcionário for contratado.
Sinais de que isso está acontecendo:
Novas solicitações de aquisição chegam enquanto os dispositivos devolvidos ficam sem dono no depósito.
Não há alerta automático quando um dispositivo fica inativo por 30 dias ou mais.
O rastreamento de ativos depende de planilhas ou verificações manuais.
O que fazer:
Implemente o rastreamento de ativos em tempo real com sinalizadores de status automáticos.
Conecte gatilhos de desligamento ao seu sistema de RH para que a recuperação do dispositivo comece no dia em que o funcionário sair.
Audite seu registro de ativos pelo menos uma vez por trimestre.
2. Suas taxas de assinatura não correspondem ao seu quadro de funcionários
Muitas plataformas de ITAM cobram uma taxa mensal fixa por licença, independentemente de o dispositivo estar ativo. Para empresas com contratações sazonais ou equipes com muitos prestadores de serviços, isso gera um pagamento excessivo consistente.
Pesquisas mostram que empresas com assinaturas de ITAM por licença pagam de 18 a 22% a mais durante períodos de baixa contratação. Adicione taxas de armazenamento, taxas de recuperação e custos de apagamento de dados à assinatura básica e a diferença aumenta ainda mais.
Sinais de que isso está acontecendo:
Você paga a mesma taxa em um trimestre lento e em um período de pico de contratações
Seu contrato o prende a um número fixo de licenças, independentemente do uso real
Você parou de acompanhar os custos adicionais porque há muitos itens na lista
O que fazer:
Calcule o custo real por dispositivo ao longo de 12 meses, incluindo todos os adicionais.
Compare modelos de pagamento por uso que se adaptam diretamente aos dispositivos ativos.
Evite contratos com cláusulas de exclusividade ou número mínimo de licenças.
3. Você substitui os dispositivos em vez de reutilizá-los
Um laptop médio tem uma vida útil produtiva de 4 a 5 anos. A maioria das empresas substitui os dispositivos a cada 2 ou 3 anos, sem um processo estruturado de reutilização ou recondicionamento.
Um programa de reutilização de dispositivos bem gerenciado pode reduzir os custos de aquisição em até 35%. A maioria das empresas nunca aproveita essa economia porque os dispositivos devolvidos ficam armazenados sem um fluxo de trabalho claro de reimplantação.
Sinais de que isso está acontecendo:
A equipe de aquisição encomenda novos dispositivos por padrão, sem verificar o estoque disponível
Os laptops devolvidos se acumulam porque não há um processo certificado de apagamento de dados
Nenhuma política define quando um dispositivo é elegível para reimplantação ou aposentadoria
O que fazer:
Estabeleça uma política de reutilização de dispositivos com ciclos de atualização definidos (por exemplo, reutilizar dispositivos com menos de 3 anos)
Exija a eliminação de dados certificada em conformidade com a ISO 27001 em cada saída
Acompanhe a idade e o estado dos dispositivos de forma centralizada, para que a reutilização seja a primeira opção, e não a última
4. A saída demora demasiado tempo e os dispositivos desaparecem
A recuperação falhada de dispositivos é um dos custos mais subestimados no ITAM. A taxa média de sucesso de recuperação do setor é de 70 a 75%. Cada dispositivo não recuperado representa um custo total de substituição.
O custo total médio de um laptop perdido ou não recuperado, incluindo a substituição do hardware e o risco de exposição de dados, varia de US$ 1.800 a US$ 2.500 por dispositivo. Para uma equipe de 100 funcionários com rotatividade padrão, isso aumenta rapidamente.
Sinais de que isso está acontecendo:
A recuperação do dispositivo é acionada manualmente, dias ou semanas após o último dia de trabalho do funcionário.
Não há visibilidade da localização do dispositivo depois que ele sai das mãos do funcionário.
As taxas de recuperação nos mercados latino-americanos são particularmente baixas devido a lacunas logísticas.
O que fazer:
Automatize os fluxos de trabalho de desligamento conectados ao seu sistema de RH.
Trabalhe com um provedor que possua logística de última milha em seus principais mercados, não com transportadoras terceirizadas
Defina um prazo máximo de recuperação (10 dias úteis é uma referência razoável) como um SLA rígido do fornecedor
5. Sua equipe de TI gasta muito tempo com tarefas manuais
Hardware e assinaturas são os custos visíveis no ITAM. O custo oculto é a mão de obra: as horas que sua equipe de TI e operações gasta com e-mails de compras, acompanhamento de remessas, documentação alfandegária e atualizações de planilhas.
De acordo com a Forrester, as equipes de TI gastam em média 30% do seu tempo com rastreamento manual de ativos e coordenação logística. Automatizar esses fluxos de trabalho reduz o tempo de administração de TI em 40 a 60%.
Sinais de que isso está acontecendo:
O status do dispositivo requer verificações manuais com funcionários ou transportadoras
A integração de um novo funcionário em um novo país leva dias de coordenação
Não há um painel único que mostre compras, rastreamento e recuperação em um só lugar
O que fazer:
Centralize todas as etapas do ciclo de vida dos dispositivos em uma única plataforma
Escolha um provedor que lide com alfândega, conformidade local e logística de última milha em seu nome
Meça as horas de TI gastas na logística dos dispositivos antes e depois da troca de provedores para quantificar a economia
Conclusão
Gastos excessivos com ITAM raramente são um grande custo. É o acúmulo de ativos fantasmas, assinaturas ociosas, substituições prematuras, recuperações perdidas e tempo de trabalho oculto. As empresas que auditam e reestruturam seu processo de ITAM economizam em média 25 a 40% no primeiro ano.
Se dois ou mais desses sinais se aplicam ao seu processo atual, uma auditoria de custos é o próximo passo certo.
A Tecspal oferece uma auditoria gratuita de custos de gerenciamento de ativos de TI para empresas que operam na América Latina. Entre em contato conosco para descobrir para onde seu orçamento está indo e o que você pode recuperar.
Qual é o custo médio de um laptop perdido para uma empresa?
O custo total varia de US$ 1.800 a US$ 2.500 por dispositivo, incluindo a substituição do hardware e o risco de exposição de dados.
Com que frequência as empresas devem auditar seus ativos de TI?
No mínimo, uma vez por trimestre. Empresas com alta rotatividade de funcionários ou equipes com muitos contratados devem fazer auditorias mensalmente.
O que é um ativo fantasma na gestão de ativos de TI?
Um ativo fantasma é um dispositivo que ainda aparece no registro de ativos da empresa, mas não está mais em uso ativo. Ele pode pertencer a um ex-funcionário, estar guardado sem ser recuperado ou nunca ter sido ativado.
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