Em um ambiente de negócios global cada vez mais competitivo e frenético, as empresas precisam atrair os melhores candidatos onde quer que eles estejam. É por isso que, de acordo com um estudo recente da Upwork, 57% das empresas estão comprometidas com o trabalho remoto e planejam contratar mais trabalhadores nessa modalidade até 2024.

A Forbes, por sua vez, aponta que atualmente cerca de 16% das empresas já operam totalmente remotamente, ou seja, sem um escritório físico.

Isso está de acordo com as preferências dos trabalhadores, que, em sua maioria, escolhem a flexibilidade, a autonomia e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional que o trabalho remoto oferece.

Então, como você pode aumentar a produtividade e a colaboração no trabalho remoto? Sem dúvida, com os melhores equipamentos e as tecnologias mais recentes.

8 ferramentas indispensáveis para o trabalho remoto

A organização se torna crucial ao trabalhar remotamente, sendo um requisito essencial tanto para o gerenciamento de projetos individuais quanto para o trabalho em equipe. Além disso, a comunicação e a colaboração eficazes com a equipe de trabalho tornam-se essenciais. Para manter a produtividade, acompanhar com precisão o progresso das tarefas atribuídas e promover uma colaboração tranquila, é fundamental usar as ferramentas tecnológicas certas.

Quais são as plataformas digitais que devem ser fornecidas aos colaboradores remotos para aumentar sua produtividade?

Plataformas de comunicação e colaboração

A comunicação eficaz é um dos pilares mais importantes do trabalho remoto. Os funcionários precisam estar constantemente conectados uns aos outros para que as tarefas e os projetos que realizam sejam bem-sucedidos.

Embora alguns ainda se comuniquem por e-mail, esse canal não é suficiente para interações tranquilas.

Portanto, é importante que os trabalhadores remotos tenham plataformas como o Slack ou o Teams, onde possam não apenas conversar, mas também compartilhar documentos, notas de áudio e imagens, além de criar painéis colaborativos.

Estabelecer boas práticas no uso dessas plataformas é essencial para garantir sua eficácia. Recomenda-se definir canais específicos para diferentes tópicos e tempos de resposta esperados.

Ferramentas para videoconferência

As chamadas de vídeo aproximam as pessoas, oferecendo a possibilidade de ver e ouvir colegas e gerentes como se estivessem na mesma sala, mesmo que estejam a quilômetros de distância. A comunicação face a face para definir o caminho a seguir para iniciativas ou explicar questões comerciais importantes é, às vezes, muito mais eficiente do que enviar centenas de mensagens e trocar documentos.

Aplicativos como Zoom, Temas ou Google Meet são fundamentais para uma comunicação eficaz em ambientes remotos.

Soluções de armazenamento em nuvem

Ao trabalhar remotamente, é fundamental ter um armazenamento seguro e acessível para todos os documentos e arquivos da sua organização.

As soluções de armazenamento baseadas na nuvem, como Google Drive, OneDrive e Dropbox, oferecem uma plataforma centralizada para armazenar, compartilhar e colaborar em arquivos de diferentes dispositivos, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Ao garantir o acesso conjunto aos documentos, elas eliminam a necessidade de enviar arquivos por e-mail e permitem que os usuários trabalhem neles simultaneamente e em tempo real.

Preocupado com a integridade dos dados? As plataformas de armazenamento em nuvem têm recursos avançados de segurança e backup, portanto, a proteção de dados não é mais um problema.

Software de gerenciamento de projetos

As plataformas de gerenciamento de projetos, como Monday, Asana, Jira ou Trello, são aliadas fundamentais quando se trata de organizar fluxos de trabalho, atribuir tarefas, esclarecer as diferentes atividades, definir prazos e acompanhar o progresso de cada ação.

Além de ter um design visual intuitivo e claro que facilita a interação entre os usuários, muitas delas podem ser integradas a outras ferramentas de trabalho remoto (como soluções de comunicação ou armazenamento), o que agiliza ainda mais os processos.

Ferramentas de gerenciamento de tempo

Ser produtivo e manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional pode ser um grande desafio para quem trabalha remotamente.

O uso de plataformas de gerenciamento de tempo permite monitorar quantos minutos ou horas são gastos em cada tarefa, fornecendo informações valiosas sobre hábitos de trabalho e eficiência.

Ao mesmo tempo, essas soluções permitem conciliar as atividades profissionais e pessoais, ajudando a estabelecer limites. Lembre-se de que, se um teletrabalhador permanecer on-line e trabalhar por mais tempo do que o realmente necessário, é provável que ele sofra de esgotamento mais cedo ou mais tarde.

Rede privada virtual (VPN) e soluções de segurança

A segurança é uma das principais preocupações das organizações. Para reduzir os riscos e proteger as informações, é recomendável usar uma rede virtual privada (VPN) que criptografe os dados e garanta a privacidade caso seja necessário acessar um servidor específico pela Internet.

Por outro lado, os firewalls também desempenham um papel relevante, pois controlam o tráfego da rede, verificando se as regras de segurança correspondentes estão sendo cumpridas.

É importante esclarecer que, para que uma política de segurança cibernética seja eficaz, é essencial treinar os funcionários nas melhores práticas de segurança, explicando os riscos aos quais estão expostos e como podem mitigá-los.

Ferramentas de automação

Por que perder tempo e esforço para executar uma tarefa que pode ser automatizada?

As ferramentas de automação sistematizam os fluxos de trabalho, eliminando tarefas repetitivas que, além de desmotivadoras e cansativas, tiram tempo dos funcionários para se dedicarem a funções estratégicas.

Essas soluções oferecem a possibilidade de automatizar diversas ações, como entrada de dados (nomes, datas, horários etc.), redação de textos, correção de erros, entre outras.

Além disso, algumas delas também automatizam a comunicação entre aplicativos, para que os funcionários não precisem mover informações de uma plataforma para outra manualmente.

Boa conectividade

Ter uma conexão sólida e confiável com a Internet é essencial para garantir a produtividade e a eficiência do trabalho.

Uma boa conectividade não apenas facilita a comunicação e a colaboração entre equipes geograficamente dispersas, mas também permite o acesso rápido e seguro a recursos on-line.

A Starlink, iniciativa da SpaceX, surgiu como um ator importante nesse cenário, fazendo fortes incursões na América Latina. Sua proposta de oferecer acesso à Internet de alta velocidade por meio de satélites em órbita baixa promete transformar a conectividade em regiões onde a infraestrutura tradicional pode ser limitada atualmente.

Ter um provedor de hardware para funcionários remotos é uma parte fundamental da estratégia.

Essas ferramentas são fundamentais para aumentar a produtividade e a colaboração dos funcionários remotos, mas, fundamentalmente, para criar uma cultura organizacional forte que lhes dê a confiança necessária para que possam fazer seu trabalho da melhor maneira possível. No entanto, para que esses aplicativos funcionem adequadamente, é necessário ter o hardware certo.

Assim como as plataformas sugeridas são diferentes, dependendo do uso e das tarefas de cada trabalhador remoto, não há um único hardware ideal para os trabalhadores remotos. Cada colaborador precisará de um conjunto diferente de elementos, dependendo de sua função.

Por exemplo, um desenvolvedor precisará de um computador com 16 GB de RAM e um disco de 512 MB, no mínimo, para realizar suas atividades corretamente, enquanto um agente de vendas poderá trabalhar com sucesso em um computador leve com 8 GB de RAM.

Ter um fornecedor de hardware para trabalhadores remotos que possa fornecer equipamentos de acordo com as necessidades de cada colaborador é uma parte fundamental da estratégia das empresas que adotam esse método de trabalho.

A possibilidade de monitorar em uma única plataforma o hardware fornecido na América Latina, América do Norte, Europa, Ásia-Pacífico ou África simplifica e agiliza substancialmente o gerenciamento de equipamentos.

Na TecsPal, nós nos encarregamos de fornecer às suas equipes remotas todo o hardware e os equipamentos de que elas precisam, além de recuperá-los ou repará-los, se necessário. Pare de se preocupar com longos processos de compra e entregas demoradas e logisticamente complexas. Conosco, a contratação remota é muito mais fácil. Vamos conversar.