Glosario de trabajo remoto y gestión de activos de TI

Inventario de activos: Un inventario de activos es un registro actualizado de todos los activos de TI que posee una empresa, incluidos su número de serie, ubicación, empleado asignado, estado y garantía.

Etiquetado de activos: El etiquetado de activos consiste en identificar cada dispositivo con un ID único (código de barras, código QR o RFID) para poder rastrearlo durante todo su ciclo de vida.

Base de datos de gestión de la configuración (CMDB): Una CMDB es una base de datos central que almacena información sobre los activos de TI y cómo se relacionan entre sí. Se utiliza para gestionar cambios, incidentes y dependencias.

Depreciación: La depreciación es la pérdida de valor de un activo con el paso del tiempo. Por lo general, las laptops se deprecian en un plazo de 3 a 4 años a efectos contables.

Dispositivos como servicio (DaaS): Device as a Service es un modelo de suscripción en el que las empresas pagan una tarifa mensual por empleado que incluye hardware, configuración, soporte y reemplazo, en lugar de comprar los dispositivos por adelantado.

Recompra de dispositivos (Buyback): La recompra de dispositivos ocurre cuando un proveedor compra las laptops y teléfonos usados de una empresa y convierte el hardware retirado en dinero o en crédito para equipos nuevos.

Catálogo de equipos: Un catálogo de equipos es una lista preaprobada de dispositivos y accesorios que los empleados o gerentes pueden solicitar, lo que mantiene el hardware estandarizado y dentro del presupuesto.

Activos fantasma: Los activos fantasma son dispositivos registrados en su inventario que ya no se pueden encontrar ni utilizar, generalmente porque se perdieron, fueron robados o nunca se devolvieron. Inflan los costos y generan brechas de seguridad.

Compras globales de TI: Las compras globales de TI consisten en adquirir y entregar dispositivos a empleados en varios países, gestionando proveedores locales, impuestos, normas de importación y garantías.

Gestión de activos de hardware (HAM): La gestión de activos de hardware es la parte del ITAM enfocada en dispositivos físicos como laptops, monitores y teléfonos. Abarca el inventario, la asignación, la garantía, las reparaciones y la disposición al final de su vida útil.

Arrendamiento de hardware (leasing): El arrendamiento de hardware permite a las empresas alquilar laptops y equipos por un plazo fijo, lo que distribuye los costos en el tiempo y facilita las actualizaciones.

Disposición de activos de TI (ITAD): La disposición de activos de TI es el proceso seguro y conforme a la normativa para retirar dispositivos antiguos mediante borrado de datos, reventa, reacondicionamiento, donación o reciclaje.

Ciclo de vida de los activos de TI: El ciclo de vida de los activos de TI es el recorrido completo de un dispositivo o licencia: planificación, adquisición, implementación, uso, mantenimiento, recuperación y retiro. Gestionar cada etapa en un solo lugar evita la pérdida de dispositivos, los costos inesperados y las fugas de datos.

Gestión de activos de TI (ITAM): La gestión de activos de TI es el proceso de rastrear, mantener y optimizar cada activo de hardware y software que posee una empresa, desde la compra hasta su disposición final. Un buen ITAM reduce el gasto innecesario, disminuye los riesgos de seguridad y muestra exactamente quién tiene cada dispositivo, sin importar dónde trabaje.

Compras de TI: Las compras de TI son el proceso de buscar, adquirir y entregar tecnología a los empleados. Para equipos globales, incluyen el abastecimiento local, los aranceles de importación y los trámites aduaneros.

Gestión de activos de software (SAM): La gestión de activos de software controla las licencias y suscripciones de software para que las empresas cumplan con la normativa y eviten pagar por licencias que nadie usa.

Costo total de propiedad (TCO): El costo total de propiedad es el costo completo de un activo de TI durante toda su vida útil: precio de compra, envío, configuración, soporte, reparaciones, almacenamiento y disposición final. El TCO suele ser de 2 a 3 veces el precio de lista.

Activos zombi: Los activos zombi son dispositivos que siguen activos y por los que se sigue pagando, pero que ya no se usan, como una laptop guardada en un cajón que sigue renovando sus licencias de software.

Trabajo asincrónico: El trabajo asincrónico implica que los miembros del equipo contribuyen según sus propios horarios en lugar de hacerlo en tiempo real, algo habitual en equipos distribuidos en distintas zonas horarias.

Experiencia digital del empleado (DEX): La experiencia digital del empleado mide en qué medida los dispositivos, las aplicaciones y el soporte de TI de un colaborador le ayudan a realizar su trabajo. Las laptops lentas y el soporte demorado reducen la DEX y la productividad.

Nómada digital: Un nómada digital es una persona que trabaja de forma remota mientras se traslada entre distintos lugares, a menudo en diferentes países.

Equipo distribuido: Un equipo distribuido es un grupo de empleados repartidos en distintas ciudades, países o zonas horarias, sin una única oficina central.

Experiencia del empleado (EX): La experiencia del empleado es la percepción que tienen las personas de cada interacción con su empleador, incluida la rapidez y la calidad de su equipamiento tecnológico.

Employer of Record (EOR): Un Employer of Record es una empresa que contrata legalmente a trabajadores en nombre de otra empresa en países donde esta no tiene entidad legal, y se encarga de la nómina, los impuestos y los beneficios.

Fuerza laboral global: Una fuerza laboral global es un equipo de empleados y contratistas ubicados en varios países. Equiparla implica entregar dispositivos y brindar soporte más allá de las fronteras.

Subsidio para home office: Un subsidio para home office es un presupuesto que se otorga a los empleados remotos para comprar muebles, monitores o accesorios para su espacio de trabajo.

Trabajo híbrido: El trabajo híbrido combina el trabajo desde casa y desde la oficina. Los equipos de TI deben dar soporte a ambos entornos, a menudo con docking stations, monitores adicionales y escritorios compartidos.

Professional Employer Organization (PEO): Una PEO es un proveedor que actúa como coempleador del personal de una empresa para gestionar RR. HH., nómina y beneficios; es habitual en pequeñas y medianas empresas.

Política de equipos para trabajo remoto: Una política de equipos para trabajo remoto define qué dispositivos reciben los empleados, quién es su propietario, cómo se utilizan y cómo se devuelven cuando alguien deja la empresa.

Empresa remote-first: Una empresa remote-first diseña sus herramientas, procesos y cultura en torno al trabajo remoto, y las oficinas son opcionales en lugar de ser la norma.

Trabajo remoto: El trabajo remoto es cualquier modalidad en la que los empleados realizan su trabajo fuera de las oficinas de la empresa, generalmente desde su casa. Requiere dispositivos confiables, acceso seguro y un soporte que llegue a las personas dondequiera que estén.

Trabajo desde cualquier lugar (WFA): El trabajo desde cualquier lugar es una política que permite a los empleados elegir su ubicación, a veces en distintos países. Suma desafíos fiscales, de cumplimiento normativo y de logística de dispositivos.

Preparación desde el primer día: La preparación desde el primer día significa que un nuevo colaborador tiene su dispositivo, sus cuentas y sus accesos funcionando desde su primer día, para que sea productivo desde la primera hora.

Desaprovisionamiento: El desaprovisionamiento consiste en eliminar el acceso de un empleado a sistemas, aplicaciones y datos cuando deja la empresa o cambia de rol. Si se hace tarde, es uno de los mayores riesgos de seguridad del offboarding.

Recuperación de dispositivos: La recuperación de dispositivos consiste en recolectar las laptops y los equipos de la empresa de los empleados remotos que se desvinculan, generalmente con un kit de devolución prepago y retiro por courier.

Offboarding de empleados: El offboarding de empleados es el proceso de gestionar la salida de una persona, que incluye revocar accesos, recuperar los equipos de la empresa y transferir conocimiento.

Onboarding de empleados: El onboarding de empleados es el proceso de preparar a un nuevo colaborador para realizar su trabajo, desde la documentación y las cuentas hasta su laptop y la capacitación de la primera semana.

Offboarding de TI: El offboarding de TI abarca los pasos tecnológicos cuando un empleado se va: bloquear cuentas, borrar datos y recuperar la laptop y los accesorios.

Onboarding de TI: El onboarding de TI es el aspecto tecnológico de la bienvenida a un nuevo colaborador: entregar una laptop configurada, crear cuentas, otorgar acceso a las aplicaciones y configurar la seguridad, idealmente antes del primer día.

Kit de devolución de laptops: Un kit de devolución de laptops es una caja prepaga con embalaje y etiqueta de envío que facilita a los empleados remotos la devolución de sus dispositivos.

Checklist de offboarding: Un checklist de offboarding enumera cada paso necesario para cerrar de forma segura la salida de un empleado, incluida la eliminación de accesos, la devolución de dispositivos y el respaldo de datos.

Checklist de onboarding: Un checklist de onboarding enumera todas las tareas necesarias para dejar listo a un nuevo colaborador, desde los contratos hasta la entrega del dispositivo y el acceso a las aplicaciones.

Aprovisionamiento: El aprovisionamiento consiste en configurar los dispositivos, las cuentas y los permisos que un empleado necesita para comenzar a trabajar.

Offboarding remoto: El offboarding remoto es la gestión de la salida de un empleado que no trabaja desde una oficina, incluido el envío de cajas y etiquetas para que pueda devolver los equipos desde su casa.

Onboarding remoto: El onboarding remoto consiste en incorporar a un nuevo empleado a la empresa sin que tenga que visitar una oficina. El dispositivo debe llegar a tiempo y listo para usar, dondequiera que viva.

Tiempo hasta la productividad: El tiempo hasta la productividad es lo que tarda un nuevo colaborador en comenzar a contribuir plenamente. Los dispositivos que llegan tarde o mal configurados son una causa frecuente de demoras.

Kit de bienvenida: Un kit de bienvenida es un paquete que se envía a los nuevos colaboradores con su laptop, accesorios y, a menudo, artículos de marca para causar una excelente primera impresión.

Implementación zero-touch: La implementación zero-touch envía una laptop directamente al empleado, y el equipo se configura automáticamente cuando inicia sesión por primera vez. El equipo de TI nunca tiene que tocar el dispositivo.

Soporte break/fix: El soporte break/fix consiste en reparar los dispositivos solo cuando fallan, en lugar de hacerlo mediante un mantenimiento continuo.

Gestión del ciclo de vida de los dispositivos (DLM): La gestión del ciclo de vida de los dispositivos es la supervisión de cada equipo desde la adquisición y la configuración hasta la reparación, el almacenamiento, la recuperación y el reciclaje. Para los equipos globales, reemplaza a decenas de proveedores locales con un único proceso.

Gestión de dispositivos: La gestión de dispositivos es la forma en que las empresas configuran, supervisan, actualizan y protegen las laptops y los teléfonos que usan sus empleados.

Almacenamiento de dispositivos (warehousing): El almacenamiento de dispositivos consiste en guardar laptops de repuesto o devueltas en depósitos seguros para poder reasignarlas rápidamente a nuevos colaboradores.

Endpoint: Un endpoint es cualquier dispositivo que se conecta a la red de una empresa, como una laptop, un teléfono o una tablet. Cada uno es un posible punto de entrada para ataques.

Ciclo de renovación de hardware: Un ciclo de renovación de hardware es el calendario de reemplazo de los dispositivos, generalmente cada 3 a 4 años en el caso de las laptops.

Help desk: Un help desk es el primer punto de contacto para los empleados con problemas de TI: gestiona tickets, restablecimientos de contraseñas y la resolución de problemas básicos.

ITIL: ITIL (Information Technology Infrastructure Library) es un marco de buenas prácticas ampliamente utilizado para la prestación de servicios de TI.

Gestión de servicios de TI (ITSM): La gestión de servicios de TI es la forma en que una empresa diseña, presta y mejora los servicios de TI para sus empleados, desde la gestión de tickets hasta la gestión de cambios.

Gestión de dispositivos móviles (MDM): La gestión de dispositivos móviles es un software que permite al equipo de TI configurar, actualizar, bloquear y borrar de forma remota los dispositivos de la empresa. Algunas herramientas comunes son Microsoft Intune, Jamf y Kandji.

Reasignación de equipos: La reasignación consiste en borrar, reacondicionar y asignar un dispositivo devuelto a un nuevo empleado en lugar de comprar uno nuevo.

Soporte de TI remoto: El soporte de TI remoto consiste en resolver problemas técnicos sin estar físicamente presente, mediante herramientas de acceso remoto, chat o teléfono.

Service desk: Un service desk es una versión más amplia del help desk que también gestiona solicitudes de servicio, cambios y procesos de TI, a menudo siguiendo ITIL.

Acuerdo de nivel de servicio (SLA): Un SLA es un contrato que define el nivel de soporte que promete un proveedor, como los tiempos de respuesta y de resolución.

Shadow IT: El shadow IT es cualquier dispositivo, aplicación o servicio que los empleados utilizan sin la aprobación del área de TI. Genera puntos ciegos en materia de seguridad y cumplimiento.

Sistema de tickets: Un sistema de tickets registra, asigna y da seguimiento a las solicitudes de soporte de TI para que ninguna se pierda.

Gestión unificada de endpoints (UEM): La gestión unificada de endpoints es una plataforma única para administrar todos los endpoints, incluidos laptops, teléfonos, tablets y dispositivos IoT, en distintos sistemas operativos.

Certificado de destrucción de datos: Un certificado de destrucción de datos es un documento que acredita que los datos de un dispositivo se borraron de forma segura; se utiliza en auditorías y para el cumplimiento normativo.

Cadena de custodia: La cadena de custodia es el registro documentado de quién manipuló un dispositivo y cuándo, desde su recuperación hasta el borrado de datos y la disposición final.

TI circular: La TI circular prolonga la vida útil de los dispositivos mediante el reacondicionamiento, la reasignación, la reventa y el reciclaje, lo que reduce costos y emisiones.

Borrado de datos (sanitización de datos): El borrado de datos elimina de forma permanente toda la información de un dispositivo para que no pueda recuperarse, normalmente siguiendo estándares como NIST 800-88.

Seguridad de endpoints: La seguridad de endpoints protege laptops, teléfonos y otros dispositivos frente a amenazas mediante antivirus, cifrado, firewalls y monitoreo.

Reportes ESG: Los reportes ESG dan a conocer el desempeño ambiental, social y de gobernanza de una empresa. Los datos de reciclaje y reacondicionamiento de dispositivos suelen formar parte de ellos.

Residuos electrónicos (e-waste): Los residuos electrónicos son equipos electrónicos desechados. Su eliminación inadecuada daña el medio ambiente y puede exponer datos de la empresa.

Cifrado de disco completo: El cifrado de disco completo protege todos los datos de un dispositivo para que no puedan leerse sin las credenciales correctas, mediante herramientas como BitLocker o FileVault.

GDPR: El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) es la ley de la UE que regula cómo se recopilan, almacenan y eliminan los datos personales, incluidos los que quedan en dispositivos antiguos.

ISO 27001: ISO 27001 es una norma internacional para los sistemas de gestión de la seguridad de la información.

Reciclaje de activos de TI: El reciclaje de activos de TI consiste en desmontar de forma responsable los dispositivos retirados para recuperar sus materiales y tratar de manera segura los componentes peligrosos.

Autenticación multifactor (MFA): La MFA exige dos o más pruebas de identidad, como una contraseña y un código enviado al teléfono, para acceder a una cuenta.

Laptops reacondicionadas: Las laptops reacondicionadas son dispositivos usados que se probaron, repararon y restauraron para funcionar como nuevos, con un costo y una huella ambiental menores.

Bloqueo y borrado remoto: El bloqueo y borrado remoto permite al equipo de TI bloquear un dispositivo perdido o no devuelto y borrar sus datos desde cualquier lugar.

Emisiones de alcance 3: Las emisiones de alcance 3 son las emisiones indirectas de la cadena de valor de una empresa, incluida la fabricación y la disposición final del hardware de TI. Extender la vida útil de los dispositivos ayuda a reducirlas.

Inicio de sesión único (SSO): El inicio de sesión único permite a los empleados iniciar sesión una sola vez para acceder a todas sus aplicaciones de trabajo, lo que simplifica el onboarding y el offboarding.

SOC 2: SOC 2 es un marco de auditoría que evalúa cómo una empresa protege los datos de sus clientes. Muchos compradores exigen que sus proveedores cumplan con SOC 2.

Seguridad zero trust: Zero trust es un modelo de seguridad que verifica a cada usuario y dispositivo en cada solicitud, partiendo de la base de que nadie es confiable por defecto, ni siquiera dentro de la red.