Personas en el centro: contratación, IA y equipos globales – Pal2Pal Episodio 5

Conducido por Juan Manuel Cat, Pal2Pal reúne a líderes de la industria que están redefiniendo cómo las empresas crecen y escalan más allá de las fronteras.

En el Episodio 5, Juan conversa con Tracy St. Dic, Head of Talent en Zapier, para explorar qué implica realmente construir y gestionar equipos globales, remote-first, en una era donde la IA está transformando desde las búsquedas laborales hasta el onboarding.

Con Zapier presente en 42 países y cerca de 900 colaboradores, Tracy aporta experiencia práctica en contratación global a gran escala, en el rol cambiante de la IA en talento y en por qué el factor humano sigue siendo irremplazable en cada etapa del recorrido del empleado.

Cuando las empresas aceleran su expansión global, lo primero que se fractura es el contexto. Tracy expresa “La velocidad suele ir más rápido que la claridad. Los equipos empiezan a contratar antes de tener definidos los sistemas, las políticas o la filosofía de talento adecuados.”

Las consecuencias se sienten: experiencias de candidatos inconsistentes, expectativas desalineadas en el onboarding y brechas de desempeño que se explican por la falta de estructura desde el inicio. En Zapier, la respuesta fue invertir de forma intencional en el trabajo “menos visible” - documentación, calibración y formación de entrevistadores - antes de escalar el equipo.

Muchos líderes no advierten cuánto influyen sus propios supuestos culturales en el proceso de contratación. Los estilos de comunicación, la forma de entrevistar e incluso cómo se da el feedback están profundamente marcados por el país donde cada persona se formó y desarrolló su carrera.

Tracy señala la expansión de Zapier a India en 2025 como ejemplo de cómo hacerlo bien. Antes de iniciar contrataciones masivas, el equipo investigó a fondo las prácticas locales - habló con personas que habían contratado en India, que viven allí y conocen el mercado. Eso influyó en todo: plazos de pre-aviso, estructura de ofertas, bonos de ingreso e incluso en cómo se acortó el proceso de entrevistas para respetar las zonas horarias.

Mantener la calidad entre continentes no implica aplicar un proceso idéntico en todos lados. El enfoque de Tracy es claro: expectativas compartidas, no ejecución uniforme.

En Zapier utilizan entrevistas estructuradas, criterios definidos y un estándar de talento bien establecido, pero con espacio para matices locales. El equipo graba y audita entrevistas de forma periódica para asegurarse de evaluar habilidades y mentalidad, no solo cómo alguien se desempeña frente a una entrevista.

Las áreas de talento están evolucionando más rápido de lo que reflejan varios organigramas. Tracy identifica dos cambios clave:

Los candidatos ya preguntan: ¿están usando IA? ¿Una persona va a revisar mi postulación? Tracy cree que esta demanda de transparencia solo va a crecer, junto con mayores expectativas de personalización y rapidez.

Como Zapier asume que los candidatos usan IA en el proceso, publicó lineamientos claros sobre qué usos son aceptables y dónde está el límite. En tres años, Tracy anticipa que los candidatos esperarán recibir feedback auténtico, escrito por una persona, sobre por qué no fueron seleccionados. Con la IA apoyando a los reclutadores, ya no hay excusa para no darlo.

Las empresas remote-first como Zapier, (remotas desde 2011–2012), no solo adoptaron el trabajo remoto, construyeron todos sus sistemas en torno a él. Sin costos heredados de oficinas. Contratación, onboarding y rituales de cultura diseñados desde el primer día para escalar entre zonas horarias.

Pero la ventaja más profunda, según Tracy, es la riqueza de contexto. Cuando las decisiones quedan en Slack, memos y en videollamadas grabadas, todo está documentado y es buscable. Las empresas híbridas o centradas en la oficina corren el riesgo de perder conocimiento institucional clave en pizarras y conversaciones de pasillo que nadie registró.

Para la adopción de IA, esto es clave. Los sistemas distribuidos y digitales permiten aprovechar el conocimiento institucional de formas que las culturas dependientes de la oficina no pueden.

La mayoría de las empresas está en modo adopción: usan IA para acelerar procesos existentes. Ahorrar un 10 %, un 50 %. Eso mejora la productividad individual y es valioso, pero no es transformación.

La IA transformadora plantea preguntas más profundas: ¿este proceso debería existir? Implica desarmar flujos de trabajo, cuestionar quién hace qué y por qué, y reconstruirlos pensando en resultados, no solo en hacer los mismos pasos más rápido.

El director de Formación y Desarrollo de Tracy lo llama “rediseñar la fábrica”. El objetivo no es acelerar la línea de producción, sino preguntarse si esa línea es el diseño correcto.

Por más que la IA mejore, las decisiones de empleo siguen siendo responsabilidad humana. Tracy es clara: “Se puede delegar el trabajo, pero no la responsabilidad.” (Un principio que atribuye al CTO de Zapier, Brian Helmick).

En Zapier, la IA se usa para generar insights, detectar tendencias, resumir información y preparar a entrevistadores, pero cada decisión de contratación la toma una persona. Lo mismo aplica a los candidatos: usar IA para investigar o mejorar la preparación está bien; simular una experiencia que no se tiene cruza una línea clara.

Datos sesgados producen resultados sesgados. Si una empresa diseña su contratación asistida por IA con criterios sesgados, por ejemplo, priorizar universidades de élite, la IA amplificará ese sesgo a gran escala.

Pero el efecto inverso también es poderoso: cuando los sistemas se diseñan con criterio, la IA puede reducir inconsistencias propias de lo humano. Un reclutador en su entrevista número 15 del día ya está cansado. Las notas asistidas por IA, las grabaciones y las rúbricas estructuradas ayudan a mantener la calidad de evaluación durante toda la jornada.

El onboarding no es solo logística - es una señal. Una incorporación fluida, automatizada y lista desde el primer día le dice a la nueva persona: esta empresa respeta tu tiempo y está preparada para que tengas éxito. Un acceso que falla o una laptop que no llega comunica lo contrario.

En Zapier, un flujo automatizado gestiona más de 30 pasos, creación de cuentas, intercambio de documentos, envío de swag y hardware, coordinación de la primera reunión, de forma integrada. Pero lo clave es lo que la automatización libera: el equipo de onboarding puede dedicar su tiempo a estar realmente presente en los momentos que más importan.

La conversación con Tracy deja algo claro: las empresas que ganarán la carrera por el talento no serán las que más IA usen, sino las que la usen con intención. Con las estructuras adecuadas, contratar a nivel global no implica perder calidad ni pasar por alto sesgos culturales. Y con la mentalidad correcta, la transformación con IA no significa reemplazar personas, sino liberar su tiempo para el trabajo que solo los humanos pueden hacer.

Para las empresas que hoy construyen equipos globales, la lección de Zapier es simple: invertir primero en el trabajo menos visible. Documentarlo todo. Calibrar de forma constante. Y nunca automatizar los momentos que definen cómo las personas perciben a la empresa.

Obtenga ideas prácticas de Tracy sobre cómo construir estrategias globales de talento, gestionar el equilibrio entre lo humano y la IA en la contratación y por qué el primer día de trabajo importa más que nunca.