Os seres humanos no centro: contratação, IA e equipes globais – Pal2Pal Episódio 5

Apresentado por Juan Manuel Cat, o Pal2Pal reúne líderes do setor que estão redefinindo como as empresas crescem e se expandem além das fronteiras.

No episódio 5, Juan conversa com Tracy St. Dic, diretora de talentos da Zapier, para explorar o que realmente é necessário para construir e gerenciar equipes globais e remotas em uma era em que a IA está remodelando tudo, desde anúncios de emprego até integração de novos funcionários.

Com a Zapier operando em 42 países e cerca de 900 funcionários, Tracy traz uma experiência conquistada com muito esforço em contratações globais em grande escala, o papel em evolução da IA no recrutamento de talentos e por que o elemento humano continua insubstituível em todas as etapas da jornada do funcionário.

Quando as empresas se apressam na expansão global, a primeira coisa que se rompe é o contexto. Tracy é direta: “A velocidade muitas vezes supera a clareza. As equipes começam a contratar antes que os sistemas, políticas ou filosofias de talentos adequados estejam em vigor.”

Os efeitos a jusante são reais: experiências inconsistentes dos candidatos, expectativas desalinhadas durante a integração e lacunas de desempenho que podem ser atribuídas à falta de uma estrutura inicial. Na Zapier, a resposta foi o investimento intencional no trabalho “não atraente” – documentação, calibração e treinamento de entrevistadores – antes de expandir o quadro de funcionários.

Os líderes muitas vezes não percebem o quanto suas suposições culturais influenciam o processo de contratação. Os estilos de comunicação, os comportamentos nas entrevistas e até mesmo a forma como o feedback é dado são profundamente moldados pelo país onde o entrevistador cresceu e construiu sua carreira.

Tracy aponta a expansão da Zapier para a Índia em 2025 como um estudo de caso sobre como fazer isso da maneira certa. Antes de iniciar a contratação em massa no país, a equipe pesquisou intensivamente as práticas locais, conversando com pessoas que já haviam contratado na Índia, moravam lá e conheciam o mercado. Isso moldou tudo: períodos de aviso prévio, estruturas de ofertas, bônus de contratação e até mesmo a forma como o processo de entrevista foi condensado para respeitar os fusos horários.

Manter a qualidade em todos os continentes não significa executar um processo idêntico em todos os lugares. A abordagem de Tracy: expectativas compartilhadas, não execução uniforme.

A Zapier usa entrevistas estruturadas, rubricas claras e um padrão de talento bem definido, mas deixa espaço para nuances locais. A equipe grava e audita regularmente as entrevistas para garantir que esteja avaliando as habilidades e a mentalidade, e não apenas a forma como a pessoa se apresenta em uma entrevista.

As funções de talentos estão evoluindo mais rapidamente do que a maioria dos organogramas consegue capturar. Tracy identifica duas grandes mudanças:

Os candidatos já querem saber: vocês estão usando IA? Um ser humano realmente verá minha candidatura? Tracy acredita que essa demanda por transparência só vai se intensificar – e será acompanhada por uma expectativa crescente por personalização e rapidez.

Como a Zapier presume que os candidatos estão usando IA durante todo o processo, a empresa publicou diretrizes claras sobre como o uso da IA é aceitável e onde está o limite. Em três anos, Tracy prevê que os candidatos esperarão um feedback genuíno, escrito por humanos, sobre por que não foram selecionados. Porque, com a IA auxiliando os recrutadores, não há mais desculpa para não fornecê-lo.

Empresas que priorizam o trabalho remoto, como a Zapier (remota desde 2011-2012), não apenas adotaram o trabalho remoto — elas construíram todos os sistemas em torno dele. Sem custos de escritório legados. Contratação, integração e rituais culturais, todos projetados para se adaptar a diferentes fusos horários desde o primeiro dia.

Mas a vantagem mais profunda, argumenta Tracy, é a riqueza do contexto. Quando as decisões acontecem no Slack, em memorandos e em videochamadas gravadas, tudo é documentado e pesquisável. Empresas híbridas ou que priorizam o escritório correm o risco de perder conhecimento institucional crítico em sessões de quadro branco e conversas de corredor que ninguém gravou.

Para a adoção da IA, isso é extremamente importante. Sistemas distribuídos e com prioridade digital permitem que as empresas recuperem, revelem e desenvolvam seu próprio conhecimento institucional de maneiras que as culturas dependentes do escritório simplesmente não conseguem.

A maioria das empresas está em modo de adoção: usando IA para acelerar os processos existentes. Economize 10%, economize 50%. Isso é produtividade pessoal e é valioso, mas não é transformação.

A IA transformadora faz perguntas mais difíceis: esse processo deveria existir? Isso significa quebrar fluxos de trabalho, questionar quem faz o quê e por quê, e reconstruir para obter resultados, em vez de apenas etapas mais rápidas.

O chefe de L&D da Tracy chama isso de “redesenhar a fábrica”. O objetivo não é tornar a linha de montagem mais rápida, mas questionar se essa linha de montagem é o projeto certo.

Não importa o quão boas sejam as ferramentas de IA, as decisões de contratação continuam sendo uma responsabilidade humana. Tracy é clara: “Você pode delegar o trabalho, mas não a responsabilidade.” (Um princípio que ela atribui ao CTO da Zapier, Brian Helmick.)

Na Zapier, a IA é usada para revelar insights, identificar tendências, resumir dados e preparar entrevistadores, mas todas as decisões de contratação são tomadas por humanos. O mesmo princípio se aplica aos candidatos: o uso da IA para pesquisar ou aprimorar a preparação para entrevistas é incentivado, mas simular conhecimentos que você não possui é uma clara transgressão.

Dados ruins entram, dados ruins saem. Se uma empresa projeta sua contratação assistida por IA com base em informações tendenciosas — digamos, uma preferência por universidades da Ivy League —, a IA simplesmente amplificará essa tendência em grande escala.

Mas o inverso é igualmente poderoso: quando os sistemas são projetados com cuidado, a IA pode reduzir as inconsistências que são naturais para os seres humanos. Um recrutador na sua 15ª tela do dia está cansado. Notas, gravações e rubricas estruturadas assistidas por IA garantem que a qualidade da avaliação não se deteriore ao longo do dia.

A integração não é apenas logística – é um sinal. Uma configuração suave, automatizada e pontual diz a um novo contratado: esta é uma empresa que respeita seu tempo e está preparada para ajudá-lo a ter sucesso. Um link de acesso quebrado ou um laptop perdido dizem o contrário.

Na Zapier, um fluxo de integração automatizado lida com mais de 30 etapas — configuração de conta, compartilhamento de documentos, brindes e hardware, agendamento da primeira reunião — tudo de forma integrada. Mas a principal percepção é o que a automação possibilita: a equipe de integração fica livre para estar genuinamente presente com os novos contratados nos momentos que realmente importam.

A conversa com Tracy deixa uma coisa clara: as empresas que vencerão a corrida por talentos não são aquelas que mais usam IA, mas aquelas que a utilizam de forma mais intencional. Com as estruturas certas, a contratação global não precisa significar comprometimento da qualidade ou pontos cegos culturais. Com a mentalidade certa, a transformação da IA não significa substituir pessoas – significa liberá-las para fazer o trabalho que só os humanos podem fazer.

Para as empresas que estão formando equipes globais hoje, a lição da Zapier é simples: invista primeiro no trabalho menos atraente. Documente tudo. Calibre constantemente. E nunca automatize os momentos que definem como as pessoas se sentem em relação à sua empresa.

Obtenha insights práticos de Tracy sobre como criar estratégias globais de talentos, navegar pelo equilíbrio entre humanos e IA na contratação e por que o primeiro dia de trabalho é mais importante do que nunca.